Thai PBS Sci And Tech แนะนำวิธีเปลี่ยนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ใน Google Drive ให้คนอื่น แบบที่ไม่ต้องลบไฟล์แล้วลงใหม่ หรือแค่การแชร์ลิงก์ โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในไดร์ฟเรา
ใครเป็นบ้าง ? มีบัญชีของ “Google Drive” หลายบัญชี แยกไว้สำหรับการรับอีเมล สมัครสมาชิก การทำงาน หรือแยกเรื่องส่วนตัว ซึ่งโดยปกติแล้วการใช้งานหลายบัญชีจะไม่เป็นปัญหา ยกเว้นในกรณีที่พบว่าใส่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในบัญชี Drive ไม่ถูกต้อง และพยายามแก้ไขสิ่งต่าง ๆ เพียงแค่แชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์กับบัญชีที่ต้องการใช้
แต่นั่นไม่ใช่การแก้ปัญหาที่ถูกต้อง เพราะพบว่าไฟล์นั้นจะกินพื้นที่ในไดร์ฟทั้ง 2 บัญชี และถ้าหากต้องการมอบหมายงานในโฟลเดอร์นั้นให้เพื่อน การย้ายโฟลเดอร์หรือไฟล์ จึงจำเป็นอย่างมาก
อย่างไรก็ตาม เราสามารถเปลี่ยนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ใน Google Drive ได้ และไม่ใช่เรื่องยาก แค่ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
1. วิธีการแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์
ก่อนที่จะเปลี่ยนความเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์ได้ จะต้องแชร์ไฟล์กับบุคคลที่จะเป็นเจ้าของก่อน
1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. เลือก “แชร์” > กด “แชร์” อีกครั้งหนึ่ง
3. ในช่องเพิ่มบุคคลและกลุ่มให้เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องการแชร์ด้วย โดยสามารถ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ เช่น ผู้มีสิทธิ์อ่าน, ผู้แสดงความคิดเห็น และเอดิเตอร์ ที่สามารถจัดระเบียบ เพิ่มและแก้ไขไฟล์ได้
กำหนดสิทธิ์ให้เป็นเอดิเตอร์ เพื่อแชร์ไฟล์เสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเข้าไปโอนย้ายการเป็นเจ้าของไฟล์อีกรอบ หากไม่แชร์ก่อนจะไม่สามารถเข้าไปโอนย้ายได้
2. วิธีโอนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์
1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ที่ต้องการแชร์ และเลือก “แชร์” > กด “แชร์” อีกครั้งหนึ่ง
2. คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ทางขวาของชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องการโอนย้าย ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกโอนความเป็นเจ้าของ
3. จะมีป๊อปอัปเด้งขึ้นมา เพื่อขอให้ยืนยันว่าต้องการ “โอนความเป็นเจ้าของ" ให้กับบุคคลนั้น จากนั้นให้เลือก “ส่งคำเชิญ”
3. เจ้าของใหม่ต้อง "กดยอมรับ" ในอีเมลก่อน
อีเมลจะถูกส่งไปหาเจ้าของคนใหม่ ชื่อ “คำเชิญให้เป็นเจ้าของ [ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์] ” โดยจะมีมีปุ่ม 2 ปุ่ม คือ "กดยอมรับ" หรือ "กดปฏิเสธความเป็นเจ้าของ" พร้อมด้วยคำเตือนว่าการเป็นเจ้าของเนื้อหาอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของบัญชีนั้น
กรณีที่ไม่ได้รับอีเมลไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม สามารถยอมรับความเป็นเจ้าของได้ด้วยวิธีอื่น ๆ ดังนี้
1. ไปที่ Google Drive คลิกโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่แชร์ (วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหา คือ การคลิกเมนูด้านซ้ายมือที่ระบุว่า "แชร์กับฉัน")
2. ด้านบนของหน้า จะเห็นตำแหน่งและชื่อของโฟลเดอร์หรือไฟล์ และจะมี “ไอคอนคนสองคน” ระบุว่า "แชร์กับฉัน" จากนั้นให้คลิกไปที่ไอคอน
3. หน้าต่างป๊อปอัปจะแสดงรายชื่อว่า คุณอาจเป็นเจ้าของคนใหม่ และจะมีปุ่มที่ระบุว่า “ยอมรับการเป็นเจ้าของไหม” คลิกที่ปุ่มนั้น และจะมีป๊อปอัปใหม่เด้งขึ้นมาให้กดยอมรับ
หลังจากที่ยอมรับการโอนความเป็นเจ้าของโฟลเดอร์หรือไฟล์นั้นแล้ว เจ้าของคนก่อนจะได้รับอีเมลแจ้ง หรือกรณีที่ปฏิเสธการโอนความเป็นเจ้าของ ก็จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปที่เจ้าของเก่าด้วยเช่นกัน
แต่หากต้องการ “ยกเลิกการโอนสิทธิ์เป็นเจ้าของ” ให้ย้อนกลับไปขั้นตอนการแชร์โฟลเดอร์ จะมีป๊อปอัปเด้งขึ้นมา ให้ไปดูข้างหลังอีเมลของบุคคลที่แชร์จะมีสามเหลี่ยมให้กดเลือกได้ว่า กำหนดสิทธิ์บุคคลนั้นแค่ไหน หรือจะกดยกเลิกการโอนสิทธิ์ก็ได้เช่นกัน
ข้อควรรู้ก่อนโอนการเป็นเจ้าของไฟล์ให้บุคคลอื่น
1. เมื่อมีการโอนย้ายการเป็นเจ้าของไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปยังเจ้าของใหม่เรียบร้อยแล้วนั้น เจ้าของเก่ายังสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นได้อยู่ โดยมีระดับสิทธิ์เป็นเอดิเตอร์ จนกว่าเจ้าของใหม่จะเข้าไปกำหนดสิทธิ์ ยกเลิกการแชร์ให้เจ้าของเก่า
2. หากเจ้าของใหม่ลบไฟล์ที่ถูกโอนย้ายนั้นไปแล้ว เจ้าของเก่าก็ “ไม่มีสิทธิ์” เข้าถึงไฟล์นั้นได้เช่นกัน
เมื่อแชร์ไฟล์ไปให้ใครแล้ว ต้องมั่นใจจริง ๆ ว่าบุคคลที่เป็นเจ้าของใหม่เราใส่อีเมลถูกต้อง และเป็นบุคคลที่ต้องการส่งต่อสิทธิ์ให้จริง ๆ เพราะไม่เช่นนั้น เราอาจจะถูกยกเลิกเข้าถึงไฟล์สำคัญนั้นได้
ที่มาข้อมูล : The Verge
ที่มารูปภาพ : Freepik @ijeab
อัปเดตข้อมูลแวดวงวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี รู้ทันโลกไอที และโซเชียลฯ ในรูปแบบ Audio จาก AI เสียงผู้ประกาศของไทยพีบีเอส ได้ที่ Thai PBS
“รอบรู้ ดูกระแส ก้าวทันโลก” ไปกับ Thai PBS Sci & Tech
